Trocar de contador no meio do ano: o que acontece com as obrigações

A trava de dezembro não existe

Muita empresa aguenta escritório ruim de julho a dezembro por causa de uma frase que alguém disse uma vez: "não dá para trocar no meio do ano". Não existe norma que obrigue isso. Nem o Conselho Federal de Contabilidade, nem a Receita Federal condicionam a troca ao fechamento do exercício.

A confusão tem origem numa dificuldade real, mas ela é outra. O problema não é a data da saída. É que algumas obrigações são anuais e atravessam os dois contratos, e ninguém combina quem entrega.

Resolvida essa combinação, setembro vale tanto quanto janeiro.

A regra que divide o trabalho chama-se competência

O artigo 10 da Resolução CFC 1.590/2020 é curto e decide quase tudo. As obrigações acessórias cujo período de competência correu na vigência do contrato antigo continuam com o contador que saiu, mesmo que o vencimento caia depois do fim do contrato. Salvo cláusula expressa em sentido contrário.

Repare na palavra que a norma usa: competência, não vencimento. O mês que ele fechou é dele, ainda que a entrega seja em novembro, com você já no escritório novo.

Para as obrigações mensais isso basta. Cada competência tem dono, e a conta fecha sozinha. O problema começa onde a norma se cala.

ECD e ECF reagem de formas opostas

Aqui está o detalhe técnico que decide se a transição vai ser tranquila. As duas escriturações anuais se comportam de maneira diferente, e tratar as duas igual é o erro comum.

A ECD tem prazo até o último dia útil de junho do ano seguinte ao ano-calendário, segundo as perguntas frequentes do SPED na Receita Federal. E ela aceita ser fracionada: a escrituração pode ser transmitida em arquivos com períodos não inferiores a um mês. Na prática, cada contador assina o trecho que escriturou. Trocar de contador, aliás, não é situação especial no registro 0000.

A ECF não funciona assim. O prazo vai até o último dia útil de julho do ano seguinte, e ela é um arquivo único por ano-calendário. Não se transmitem duas ECF porque a empresa trocou de escritório. Se houver erro, o caminho é a ECF retificadora, que substitui a anterior por inteiro.

Daí vem a regra prática: o distrato precisa nomear quem transmite a ECF, e precisa garantir que os saldos finais do período do contador antigo batam com os saldos iniciais do período do novo.

Onde a multa nasce, e de quem o Fisco cobra

A troca em si não gera multa. A multa nasce de um vão: competência que ninguém assumiu, ou arquivo anual que os dois acharam que o outro ia mandar.

Para quem está obrigado, o atraso na ECD e na ECF custa 0,02% por dia sobre a receita bruta do período, limitado a 1% dessa receita. A base é o artigo 12 da Lei 8.218/1991. Se a entrega sair atrasada, mas antes de procedimento de ofício, a multa cai pela metade.

Empresa do Simples Nacional respira melhor nesse ponto: está dispensada da ECF e, em regra, da ECD. Isso reduz o risco da transição, não o elimina, porque as mensais continuam todas lá.

E tem a parte que ninguém gosta de ouvir. O Fisco cobra a multa da empresa, não do escritório. Quem responde pelo CNPJ é quem paga primeiro. Discutir com o contador vem depois, e é outra conversa.

• ✓Listar as obrigações com competência aberta na data da saída
• ✓Escrever no distrato quem transmite a ECF do ano
• ✓Conferir se os saldos finais de um período batem com os iniciais do outro
• ✓Guardar o recibo de transmissão de cada entrega feita na transição
• ✓Confirmar, no mês seguinte, que nenhuma competência ficou sem envio

O que fazer antes de assinar a saída

A transição boa começa com uma lista, não com uma discussão. Antes de bater o martelo, levante quais obrigações estão com competência aberta e escreva, uma a uma, quem prepara, quem transmite e quem guarda o recibo.

É um documento chato de fazer e é exatamente ele que evita a multa. Fazer a troca de contabilidade em Maceió no meio do ano é rotina quando esse mapa existe, e é confusão quando ele não existe.