Quanto tempo leva para trocar de contabilidade, etapa por etapa

O relógio da troca começa no seu contrato, não na lei

Quem pergunta quanto tempo leva para trocar de contabilidade espera ouvir um número. Trinta dias, sessenta, alguma regra federal. Esse número não existe. A Resolução CFC 1.590/2020 organiza a saída, mas não fixa dias.

O que ela fixa é onde o prazo tem que estar escrito. O artigo 2º, alínea "l", obriga o contrato de serviços contábeis a ter cláusula de prévio aviso para o encerramento. É essa cláusula que dá a primeira data do seu cronograma, e ela foi assinada lá atrás, quando ninguém pensava em sair.

Então a primeira etapa não é avisar o contador. É abrir o contrato e ler. Empresário que pula esse passo descobre o prazo no pior momento, já com o novo escritório esperando.

O distrato é onde o prazo de devolução nasce

O artigo 6º da mesma resolução exige distrato para romper o vínculo. Não é formalidade: é o documento que marca quando as responsabilidades de cada lado terminam. Se as duas partes não conseguirem assinar, o contador notifica a empresa por escrito, e a notificação encerra a relação.

O artigo 9º é o que mais interessa a quem está com pressa. Ele manda que a forma e o prazo de devolução dos livros, documentos e arquivos, inclusive os eletrônicos, constem da cláusula rescisória. A norma não diz "dez dias" nem "trinta dias". Ela diz que o número tem que estar lá.

A consequência é direta. Distrato sem prazo escrito é espera sem prazo. Você fica sem base para cobrar, e o escritório que saiu não está descumprindo nada.

O que não entra no caminho, e muita gente acha que entra

Trocar de contador não mexe no contrato social. O artigo 997 do Código Civil lista as cláusulas obrigatórias e o contador não está entre elas. A exceção é a empresa que, por decisão própria, colocou o nome do escritório numa cláusula: aí a substituição vira alteração contratual, porque o texto societário mudou.

A Junta Comercial também fica fora, a menos que a troca venha junto com alguma mudança de registro de verdade, como sede, administrador ou objeto. E o nome do contador não aparece no comprovante público do CNPJ.

Isso encurta o cronograma mais do que parece. Boa parte da demora que o empresário imagina vem de etapas que não existem.

• ✓Ler a cláusula de aviso prévio do contrato atual
• ✓Escrever no distrato a data de devolução dos arquivos
• ✓Cancelar o acesso do escritório antigo no portal da Receita
• ✓Conceder acesso ao novo escritório com a conta gov.br do responsável
• ✓Autorizar por escrito quem vai receber os documentos

Acesso ao Fisco: o que se transfere e o que não se transfere

O certificado digital e-CNPJ é da sua empresa, não do escritório. Não existe transferir certificado de um contador para outro, e entregar o arquivo com a senha é o caminho errado. O jeito correto é o acesso: pelo Portal de Serviços da Receita Federal, com a conta gov.br do responsável pela empresa, você cancela o acesso de quem sai e concede a quem entra.

Reemitir o certificado só faz sentido num caso: se a chave e a senha ficaram sob controle do escritório anterior, ou se há qualquer sinal de que foram comprometidas. Aí a reemissão deixa de ser zelo e vira necessidade.

Quem está no Simples Nacional tem mais um ponto para acertar. A opção pelo regime já implica aceitar o Domicílio Tributário Eletrônico, e o artigo 122 da Resolução CGSN 140/2018 considera a mensagem recebida na consulta. Se ninguém consultar, ela é considerada recebida ao fim de 45 dias. Não se troca contador ali dentro: o que muda é quem passa a olhar a caixa. Combine isso no primeiro dia, ou a caixa fica órfã justamente no mês da transição.

A competência manda em quem entrega o quê

O artigo 10 resolve a dúvida que mais gera multa. As obrigações acessórias cujo período de competência correu durante o contrato antigo continuam com o contador que saiu, mesmo que o vencimento caia depois. Salvo, diz a norma, cláusula expressa em sentido contrário.

Na prática: o mês que ele fechou é dele, ainda que a entrega seja no mês seguinte, já com você no escritório novo. O que a norma não faz é dividir a obrigação anual, que atravessa os dois contratos. Essa divisão é sua tarefa, no distrato, nome por nome.

Fazer a troca de contabilidade em Maceió com esse desenho pronto é o que separa uma transição de três semanas de uma novela de três meses. O prazo não vem da lei. Vem do que você escreveu antes de assinar.