Distrato de serviços contábeis: o que o contador antigo deve entregar

O medo de mudar e a garantia do distrato de serviços contábeis

Muitos donos de empresa toleram atendimento ruim por medo de perder o histórico técnico do negócio. O receio de ficar sem senhas da Receita Federal ou perder arquivos bloqueia decisões. Você não precisa continuar com serviço inadequado. O Conselho Federal de Contabilidade regula o encerramento do contrato através da Resolução CFC nº 1.590, publicada em 19 de março de 2020 e em vigor desde 1º de julho de 2020. Esta norma vigente revogou as Resoluções 987 de 2003, 1.457 de 2013 e 1.493 de 2015. O artigo 6º da nova redação exige a celebração do distrato de serviços contábeis obrigatoriamente.

O documento formaliza a cessação das obrigações de cada parte. Se a celebração conjunta for impossível, o contador antigo notifica a empresa sobre o fim do vínculo. O parágrafo único do artigo 6º valida essa notificação como marco final das responsabilidades. O encerramento da prestação considera as regras do artigo 2º da mesma norma, exigindo no contrato original cláusula rescisória com aviso prévio, identificação das partes e detalhamento dos serviços cobrados. Conhecer a regra ajuda a planejar a sua troca de contabilidade em Maceió de forma madura.

Prazos e arquivos: o que a norma exige na entrega

Um mito comum na mudança de escritório envolve prazos inventados. Não existe regra nacional determinando número exato de dias para o contador devolver arquivos. O artigo 9º da Resolução CFC 1.590/2020 esclarece que forma e prazo de devolução dos pacotes devem estar estabelecidos na cláusula rescisória. O prazo real é aquele assinado pelas partes no distrato de serviços contábeis. A exigência legal abrange livros contábeis, livros auxiliares de registro e arquivos das obrigações fiscais entregues ao Fisco estadual e federal. A norma menciona arquivos eletrônicos expressamente.

O profissional elabora as demonstrações contábeis do período da sua responsabilidade, conforme determinação do parágrafo único do artigo 9º, salvo disposição contrária no distrato. O contador antigo também cumpre as obrigações tributárias acessórias da competência do contrato vigente, segundo o artigo 10. A obrigação técnica permanece com quem gerou a demanda temporal, mesmo quando o prazo final estabelecido pela Receita Federal cai após o fim do acordo.

• ✓Livros contábeis e auxiliares do período de responsabilidade
• ✓Arquivos eletrônicos das obrigações fiscais já entregues
• ✓Demonstrações contábeis referentes à vigência anterior
• ✓Comprovantes de entrega de declarações da competência assumida

Honorários atrasados e a proibição de reter documentos

A relação comercial às vezes termina com faturas em aberto. Alguns escritórios ameaçam segurar arquivos da pessoa jurídica até a quitação total das pendências. O Código de Ética Profissional do Contador, a NBC PG 01, de 7 de fevereiro de 2019, em vigor desde 1º de junho de 2019, veda essa conduta. O item 5, alínea L, proíbe reter abusivamente livros, papéis ou arquivos eletrônicos confiados à guarda profissional. A regra ressalta que a retenção abusiva é vedada inclusive para forçar a empresa contratante a cumprir obrigações contratuais com o profissional.

Honorário atrasado nunca autoriza bloqueio de sistema ou retenção de documentos fiscais da companhia. O profissional cobra os valores devidos através das vias legais. O item 5, alínea J, também proíbe recusar a prestação de contas das quantias confiadas ao contador. A transgressão constitui infração ética no item 20 do Código de Ética, gerando penalidade que varia entre advertência reservada, censura reservada ou censura pública.

O artigo 11 da Resolução 1.590/2020 reforça o aspecto disciplinar do rompimento. Descumprir a norma impõe sanções do artigo 27, alíneas "c" e "g", do Decreto Lei 9.295 de 1946. A empresa deve exigir a entrega livre de coação financeira.

A transição e a comunicação entre os profissionais

A troca da responsabilidade sobre os dados da empresa demanda comunicação direta entre o escritório antigo e o substituto. O item 4, alínea L, do Código de Ética aponta o dever do contador substituído de informar ao novo colega os fatos relevantes para a continuidade do processo. O artigo 8º da Resolução 1.590/2020 repete a exigência de colaboração na passagem do histórico da pessoa jurídica. A sua empresa não exerce a função de transportar ofícios entre as partes.

A relação comercial fundamenta-se nas normas vigentes do Código Civil, artigos 1.177 e 1.178, que tratam da responsabilidade do contador como preposto perante a empresa. A execução técnica afeta o caixa da contratante nas multas do Fisco. Faltando confiança mútua, a norma indica o fim da prestação. O item 4, alínea K, do Código de Ética estabelece o dever de renunciar às funções logo que a confiança acabe. A renúncia prevê notificação obrigatoriamente por escrito, com respeito absoluto aos prazos.

A formalização da saída e a recepção final dos arquivos

A etapa de encerramento da prestação passa pela atuação atenta da companhia. O artigo 7º da Resolução CFC 1.590/2020 aponta o dever da empresa no cancelamento do atendimento. A regra exige prever a responsabilidade da empresa de recepcionar as pastas. Isso constará expressamente no distrato de serviços contábeis. O parágrafo único do mesmo artigo entrega flexibilidade, permitindo que a empresa indique representante com autorização escrita para retirar os documentos presencialmente.

A transferência documental funciona se guiada pelas diretrizes oficiais. O item 6, alínea B, do Código de Ética faculta ao contador titular transferir o vínculo de assistência a colega de profissão, exigindo anuência expressa e escrita da empresa. Administrar a mudança exige acompanhamento minucioso, evitando autuações por omissão no ambiente digital governamental.

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O que continua sendo obrigação de quem saiu

Tem uma parte da norma que quase ninguém lê, e é a que mais evita briga depois. Sair do contrato não apaga o que já venceu dentro dele.

O artigo 10 da Resolução 1.590 é direto: as obrigações tributárias acessórias cujo período de competência correu durante o contrato são do profissional que saiu. Vale mesmo que o prazo de entrega caia depois do fim da relação. Em outras palavras: a declaração de um mês que ele atendeu continua sendo dele, ainda que o envio seja em mês que o novo escritório já esteja na empresa. A exceção é o distrato dizer o contrário, de forma expressa.

O artigo 9º tem a mesma lógica para a escrituração. O parágrafo único deixa a cargo de quem sai elaborar as demonstrações contábeis do período da responsabilidade dele, salvo disposição expressa em contrário. Então não é razoável esperar que o contador novo monte o balanço de um ano que ele não acompanhou.

Na prática, é aqui que vale negociar com calma. Defina no distrato, item por item, quais obrigações acessórias ficam com quem, com a competência de cada uma. Uma lista de competências é mais útil que qualquer frase genérica sobre colaboração entre as partes.