Como saber se o seu contador está em dia com as obrigações da empresa

Conferir não é desconfiar

O acesso à informação fiscal da sua empresa é seu. Você não precisa de autorização do escritório, nem de motivo, nem de briga, para abrir os sistemas e olhar. É higiene de gestão, do mesmo tipo que conferir extrato bancário.

Vale dizer isso de frente: a Assertiva recomenda que o cliente confira, inclusive o nosso trabalho. Quem trabalha certo não tem o que esconder numa consulta pública, e quem recebe a conferência como ofensa está dizendo alguma coisa.

O roteiro abaixo leva poucos minutos, usa só site do governo e do conselho, e não custa nada. O que ele exige é uma conta gov.br de nível prata ou ouro no nome de quem responde pela empresa.

A palavra "ativa" no cartão CNPJ engana muita gente

Comece pelo Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral, em solucoes.receita.fazenda.gov.br/Servicos/cnpjreva/. Você digita o CNPJ e vê a situação cadastral e o motivo dela.

Aí vem a armadilha. Ativa não quer dizer regular. Ativa quer dizer que a inscrição não está suspensa, inapta, baixada nem nula, e só. É informação de cadastro, não de imposto pago nem de declaração entregue. Uma empresa pode estar ativa com meses de omissão acumulada.

Noventa dias de omissão já bastam para a inaptidão

Este é o ponto que mais surpreende empresário. A inscrição no CNPJ pode ser declarada inapta quando a empresa, estando obrigada, deixa de apresentar obrigações acessórias por no mínimo 90 dias contados do vencimento. É o artigo 38, inciso I, da Instrução Normativa RFB 2.119/2022, e a própria Receita Federal publica isso na página sobre inaptidão.

Uma obrigação. Noventa dias. Não são duas declarações, não são dois exercícios consecutivos. Essa tolerância antiga, que muita gente ainda repete, saiu com a norma anterior.

Os efeitos da inaptidão não são administrativos no sentido inofensivo da palavra: travam emissão de nota fiscal eletrônica e movimentação bancária, entre outros. Para a maioria das empresas, é a operação parando.

O e-CAC mostra as omissões, e é aqui que a conferência vira prova

Entre no e-CAC com a conta gov.br do sócio e troque o perfil para o CNPJ. O serviço que interessa hoje se chama "Minhas Dívidas e Pendências". O nome antigo, "Consulta Pendências · Situação Fiscal", ainda aparece em telas do portal.

O que ele mostra: débitos, pendências cadastrais e, o mais importante para esta conferência, omissões de declaração. É o diagnóstico que a própria Receita já fez sobre a sua empresa.

Complete com a Certidão de Regularidade Fiscal, gratuita, em servicos.receitafederal.gov.br/servico/certidoes. Ela cobre Receita Federal e PGFN. Pode sair negativa, pode sair positiva com efeito de negativa, quando a dívida está suspensa ou garantida, ou pode não sair. Quando não sai, a causa está no e-CAC.

Duas consultas que fecham o quadro

Confira o regime. No portal do Simples Nacional, em www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/, a consulta de optantes diz se o CNPJ é mesmo optante e mostra as datas de opção e de exclusão. Exclusão que você não sabia que existia é um achado grande.

Confira quem assina. A Consulta Nacional do CFC, em www3.cfc.org.br/SPW/ConsultaNacionalCFC/cfc, mostra o registro do profissional e o da organização contábil, e se estão ativos ou baixados. Registro baixado não habilita o exercício.

• ✓Comprovante de situação cadastral do CNPJ, lendo o motivo e não só a palavra
• ✓Minhas Dívidas e Pendências no e-CAC, procurando omissões de declaração
• ✓Certidão de Regularidade Fiscal da Receita e PGFN
• ✓Consulta de optantes no portal do Simples Nacional
• ✓Registro do profissional e do escritório na Consulta Nacional do CFC

Um limite honesto para fechar: essas cinco consultas cobrem a esfera federal. Obrigação estadual, guia municipal, FGTS e rotina trabalhista têm consulta própria, cada uma no seu órgão. Resultado limpo aqui é bom sinal, não é atestado de que está tudo cumprido.

Se a conferência trouxer omissão que ninguém te contou, a conversa com o escritório muda de lugar. E se a resposta não vier, a troca de contabilidade em Maceió deixa de ser impulso e passa a ser decisão com documento na mão.